3 điều doanh nghiệp cần làm ngay để tránh rơi vào "ngõ cụt tài chính"

Một bạn chủ doanh nghiệp nhờ Thảo kết nối với các bên cho vay tín chấp. Dù lãi suất vay cao (2%/tháng, tương đương 24%/năm, cao hơn tỷ suất sinh lợi một năm của doanh nghiệp) và phải thỏa nhiều điều kiện của bên cho vay, bạn vẫn đành chấp nhận vì không còn cách nào khác để xoay chuyển tình thế.

Ra kinh doanh, hẳn không ai muốn rơi vào tình thế ngặt nghèo, tiến thoái lưỡng nan. Nhưng đa phần các doanh nghiệp nhỏ thường không đủ năng lực để “phòng bệnh” kỹ lưỡng, thậm chí một vài doanh nghiệp đến báo cáo thuế, báo cáo tài chính cũng không có sẵn. Tìm đến dịch vụ cố vấn của Thảo, có cửa hàng thực phẩm không có hệ thống theo dõi date hàng hóa, có công ty phân phối với doanh thu 20 tỷ/năm chỉ dựa vào sổ ghi tay để theo dõi công nợ, có xưởng may nhận đơn hàng lớn mà không lập kế hoạch dòng tiền trước, có nhà hàng không có quy trình kiểm soát xuất nhập nguyên liệu, có shop thời trang mở rộng từ 1 lên 3 cửa hàng mà không có kế hoạch tài chính chi tiết,...

Vậy cụ thể thì doanh nghiệp cần “có sẵn” những gì để vững chãi hơn những lúc sa cơ?

Hơn 6 năm cố vấn tài chính cho các Startup và SME, Thảo nhận thấy đa phần các chủ doanh nghiệp bỏ quên 3 điều quan trọng:  

1. 

Khơi thông nguồn vốn: “Đào giếng trước khi ch.ết khát”

Khi khủng hoảng ập đến, nhiều doanh chủ chỉ còn biết cách nhìn doanh nghiệp của mình hao mòn và ch.ết dần khi dòng tiền đã cạn kiệt. Đó là bài học đau thương cho việc không dự báo và chuẩn bị kế hoạch tài chính từ sớm.

Nếu các doanh chủ biết được tầm quan trọng của việc dự đoán và chuẩn bị cho nhu cầu vốn trong tương lai, thay vì chờ đến khi sắp “ch.ết khát” mới đi đào giếng - thì sẽ hạn chế được rất nhiều thiệt hại về chi phí và tinh thần.

Để không rơi vào tình thế này, doanh chủ hãy: 

- Đầu tư xây dựng hệ thống quản trị tài chính từ sớm, không chờ đến khi quy mô lớn mới bắt đầu. Một hệ thống tài chính cơ bản sẽ cần có quy trình quản lý dòng tiền, hệ thống báo cáo quản trị, kiểm soát chi phí, các công cụ/phần mềm hỗ trợ với đầy đủ nhân sự phụ trách. Chuẩn bị sẵn sàng những mục này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát và dự báo tình hình tài chính.

- Đa dạng hóa nguồn vốn: Chuẩn bị các phương án huy động vốn từ nhiều nguồn khác nhau (ví dụ với ngành F&B, các nguồn vốn ngoài vốn tự có của gia đình, còn có thể huy động thêm vốn góp từ bạn bè, vay ngân hàng thương mại, cho thuê mặt bằng quảng cáo, nhận ký gửi các sản phẩm bánh, đồ ăn vặt…). Khi không bị áp lực về thời gian, doanh nghiệp có thể đánh giá, đàm phán được các điều khoản tốt hơn với nhà đầu tư hoặc ngân hàng, tránh được tình trạng phải chấp nhận các điều kiện bất lợi do nhu cầu vốn cấp bách.

- Xây dựng quỹ dự phòng và kế hoạch ứng phó với các biến động tài chính: Giúp doanh nghiệp tránh được những khủng hoảng không lường trước. Ví dụ, một brand thời trang có thể xây dựng quỹ dự phòng gồm 4 tháng chi phí cố định và quỹ xử lý hàng tồn, trích từ lợi nhuận hằng tháng, ưu tiên tích lũy vào mùa cao điểm. Đồng thời, brand thời trang có thể lập trước các kịch bản rủi ro (hàng tồn kho cao, doanh thu online giảm, xuất hiện đối thủ mới, chi phí vận hành tăng…) để sử dụng quỹ dự phòng một cách có chiến lược.

2. 

Gia tăng lợi nhuận, cải thiện dòng tiền: Phương pháp "Profit First"

Một doanh nghiệp lấy doanh thu làm kim chỉ nam rất dễ bỏ qua việc quản lý chi phí. Điều này dẫn đến lợi nhuận âm. 

Doanh nghiệp thường rơi vào một vài chiếc bẫy tâm lý: “Không bán được hàng thì tiền đâu trả lương, tiền đâu tiếp thị và triển khai các chiến dịch bán hàng thần tốc vượt mặt đối thủ?” Cạnh tranh bất chấp, bán hàng dưới giá cost, quản lý chi phí không tốt dẫn đến tỷ lệ tăng doanh thu thấp hơn tỷ lệ tăng của chi phí khiến doanh nghiệp dần lún sâu vào thế khó.

Nhiều trường hợp, dự báo kinh doanh quá lạc quan mà không tính đến các kịch bản dự phòng thì “toang hoang” là điều có thể thấy trước: nguyên liệu nhập ào ạt, hàng tồn kho chất đống, tiền vốn bị chôn vào đó. 

Phương pháp "Profit First" giúp thay đổi cách tiếp cận:

- Ưu tiên lợi nhuận trước: Đảm bảo chi tiêu chỉ diễn ra trong giới hạn đã định, giúp doanh nghiệp luôn có lợi nhuận.

- Cải thiện dòng tiền và sinh lời: Tạo ra nguồn tài chính tái đầu tư và phát triển mà không phụ thuộc vào vốn vay.

- Giảm chi phí không cần thiết: Khuyến khích tìm kiếm giải pháp tiết kiệm (tối ưu điện nước, quản lý nguyên liệu, tối ưu nhân sự,...) mà vẫn đảm bảo hiệu quả.

Với Profit First, lợi nhuận được đảm bảo từ đầu, thay vì chỉ tính sau khi đã chi tiêu hết doanh thu.

3. 

Mở rộng tầm nhìn, phát triển nội lực: “Thấy cây thấy cả cánh rừng”

Không chỉ bạn chủ doanh nghiệp Thảo đề cập phía trên, mà còn rất nhiều doanh nghiệp nhỏ mải mê kinh doanh, chỉ lo cái lo trước mắt mà quên đi bức tranh dài hạn. Việc chỉ tập trung vào các hoạt động hàng ngày mà không có kế hoạch tài chính dài hạn khiến họ không đủ nguồn lực để vượt qua khó khăn hay nắm bắt cơ hội mới.

"Thấy cây và thấy cả cánh rừng" là kỹ năng quan trọng để có cái nhìn toàn diện về tình hình sức khỏe tài chính của doanh nghiệp.

- “Thấy cây” là Quản lý dòng tiền hàng ngày, cắt giảm chi phí và theo dõi KPI,...

- “Thấy cả cánh rừng” là đánh giá tổng thể biên lợi nhuận, hiệu quả sử dụng vốn, và phát triển các chiến lược dài hạn.

Sự cân bằng giữa ngắn hạn và dài hạn giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn phát triển bền vững.

Tóm lại: 

Các Startup và SME hãy xem việc quản lý tài chính không chỉ là con số, mà là nền tảng cho sự phát triển bền vững. Những bài học này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh khỏi những sai lầm cơ bản và tránh được những tình thế ngặt nghèo, mà còn đưa doanh nghiệp đến một tầm cao mới trong tương lai.

Đó là 3 bài học sống còn dành cho doanh nghiệp mà Thảo đã đúc kết được sau 6 năm đồng hành làm cố vấn tài chính cho các chủ doanh nghiệp. Là một doanh chủ, bạn còn bài học xương máu nào khác?

Còn bài toán nào bạn vẫn chưa tìm thấy lối ra? Kết nối và chia sẻ cùng Thảo nhé!