Bài học quản trị tài chính từ câu chuyện chiếc phanh xe

Có một câu chuyện mà Thảo thường hay mang ra làm ví dụ để các chủ doanh nghiệp dễ hiểu về vai trò của việc kiểm soát tài chính:

---

Trong 1 giờ học vật lý, thầy giáo hỏi cả lớp: "Tại sao trong ô tô lại cần có phanh xe?"

"Thưa thầy, là để dừng xe"

"Theo em là để giảm và kiểm soát tốc độ của xe" - 1 học sinh khác có ý kiến.

"Để tránh va chạm ạ" - 1 học sinh nữa đứng lên trả lời.

Sau đó, đa số các học sinh cũng đều có những câu trả lời tương tự. Thầy giáo mỉm cười:

"Tôi đánh giá cao tất cả các câu trả lời của các em. Tuy nhiên, tôi có một câu trả lời khác. Theo tôi, phanh xe trong ô tô là để giúp nó chạy nhanh hơn".

Các học sinh ngơ ngác nhìn nhau không hiểu thầy giáo đang nói gì. Thầy giáo tốn giải thích:

"Thế này nhé, giả sử chiếc ô tô chúng ta đang đi không có phanh, thì các em sẽ dám lái nó với tốc độ tối đa là bao nhiêu? Chắc chắn là vì không có phanh nên các em sẽ không dám đi nhanh đúng không? Chính vì thế, chiếc phanh đã cho chúng ta dũng khí để lái nhanh hơn".

Tất cả các học sinh đều im lặng. Đây là điều các em chưa từng nghĩ tới.

Thầy giáo tiếp tục:

"Đôi khi, để đi được nhanh hơn, chúng ta cần phải dừng lại hoặc lùi về phía sau. Chúng ta nên biết ơn những chiếc phanh như vậy".

---

Câu chuyện trên có sự tương đồng rất lớn đến hoạt động kiểm soát tài chính của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và hoạt động kinh doanh dưới 3 năm thường nghĩ doanh số, khách hàng mới là điều quan trọng trong giai đoạn đầu nên cứ “all in” vào đấy. Mọi người thích đầu tư “xe phân khối lớn” (quảng cáo trả phí, những phiên livestream tiền tỷ) để thỏa mãn cảm giác “nhấn ga, vượt mặt” nhưng quên rằng, nếu không có phanh tốt và lại thiếu kinh nghiệm vận hành thì rất dễ mất kiểm soát và lao xuống vực sâu.

Rất nhiều doanh nghiệp tìm đến Thảo để tìm một chiếc phanh nhanh để thắng gấp sau một khoảng thời gian dài thả ga mất kiểm soát. Tuy nhiên nước xa khó cứu được lửa gần, nhiều doanh nghiệp đã lâm vào tình cảnh hết sức khốn đốn như:

- Mất kiểm soát hàng tồn kho, dẫn đến tắt nghẽn dòng tiền nghiêm trọng

- Rủi ro nợ khó đòi với khách hàng, chậm thanh toán với nhà cung cấp, dẫn đến đứt gãy chuỗi cung ứng

- Khó khăn trong việc tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng hoặc nhà đầu tư

- Vay nợ lãi suất cao, khiến lãi mẹ đẻ lãi con, đến một lúc không thể gồng được nữa

- Không biết dòng sản phẩm, dịch vụ nào lời lỗ ra sao, mọi quyết định kinh doanh đều trở nên mạo hiểm

- Kê khai thuế sai, bị phạt và truy thu

- Khi đã để tích tụ nhiều vấn đề tài chính, việc "gỡ rối" trở nên cực kỳ phức tạp và tốn kém

- Cần thời gian dài (có thể 2-3 năm) để thiết lập lại hệ thống kiểm soát và làm sạch sổ sách.

- Chi phí thuê chuyên gia, tư vấn để khắc phục rất tốn kém.

- Có thể phải hy sinh tăng trưởng trong ngắn hạn để tập trung giải quyết vấn đề khủng hoảng tài chính.

- …

Vậy nên, doanh nghiệp cần ưu tiên việc quản trị kế toán - tài chính của doanh nghiệp cũng quan trọng như chiếc phanh xe vậy.

Với các doanh nghiệp nhỏ và non trẻ, đây là những loại “phanh” về tài chính - kế toán mà doanh chủ cần đầu tư:

1. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ cơ bản ngay từ đầu 

2. Sử dụng phần mềm quản lý tài chính chuyên nghiệp

3. Thuê đội ngũ kế toán có năng lực

4. Xây dựng quy trình ngân sách hàng năm

5. Theo dõi sát các chỉ số tài chính quan trọng

6. Định kỳ kiểm toán độc lập

Nếu trang bị đúng các loại phanh cần thiết, doanh nghiệp có thể tự tin lao nhanh về phía trước vì:

1. Tầm nhìn chiến lược rõ ràng:

- Có số liệu chính xác về hiệu quả từng kênh bán hàng, dòng sản phẩm để ra quyết định đầu tư đúng hướng

-Dự báo dòng tiền chính xác giúp hoạch định chiến lược phát triển dài hạn

- Đánh giá được điểm hòa vốn và ngưỡng an toàn để mở rộng quy mô

2. Chủ động tận dụng cơ hội thị trường:

- Có dự phòng tài chính để nắm bắt cơ hội M&A hoặc thâm nhập thị trường mới

- Chủ động được trong đàm phán với nhà cung cấp để có được điều khoản thanh toán và giá cả tốt nhất

- Tận dụng được ưu đãi từ ngân hàng nhờ hồ sơ tài chính minh bạch

3. Tối ưu vận hành:

- Giảm thiểu chi phí tài chính nhờ quản lý dòng tiền hiệu quả

- Tối ưu hóa hàng tồn kho, giảm vốn ứ đọng

- Kiểm soát được giá vốn và biên lợi nhuận từng sản phẩm

4. Xây dựng đội ngũ mạnh:

- Thu hút nhân tài nhờ chế độ đãi ngộ minh bạch, thanh toán đúng hạn

- Phát triển đội ngũ kế toán - tài chính chuyên nghiệp

- Tạo văn hóa làm việc dựa trên số liệu và trách nhiệm

5. Tăng giá trị doanh nghiệp:

- Dễ dàng huy động vốn với chi phí thấp từ ngân hàng và nhà đầu tư

- Định giá doanh nghiệp cao hơn nhờ hệ thống quản trị minh bạch

- Tăng uy tín với đối tác, khách hàng và nhà cung cấp

6. Phòng ngừa rủi ro:

- Phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường để có biện pháp xử lý kịp thời

- Đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và pháp lý

- Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp trước rủi ro thất thoát

7. Tạo đà tăng trưởng bền vững:

- Tăng trưởng có kiểm soát, tránh "chạy" theo doanh thu ảo

- Cân đối được nguồn lực cho các dự án phát triển

- Xây dựng được lợi thế cạnh tranh dựa trên nền tảng tài chính vững mạnh

Với những ích lợi trên, doanh chủ có thể:

- Tự tin đưa ra quyết định chiến lược dựa trên số liệu chính xác

- Chủ động trong việc nắm bắt cơ hội thị trường

- An tâm về khả năng kiểm soát rủi ro

- Tập trung vào phát triển kinh doanh thay vì lo lắng về vấn đề tài chính

Đây chính là nền tảng để doanh nghiệp "lao nhanh về phía trước" một cách bền vững và có kiểm soát.

Ngay bây giờ, doanh chủ có thể rà soát lại hệ thống phanh của doanh nghiệp mình. Cái nào chưa có thì lắp thêm vào, cái nào yếu, không chắc chắn thì cải thiện dần dần. Thảo vẫn ở đây để đồng hành cùng bạn, nên bạn có thể inbox cho Thảo bất cứ lúc nào nếu cần.

Chúc doanh nghiệp của bạn có đủ phanh tốt để vững chí “lên ga”!